Електронни документи – имат ли почва у нас?

Post Syndicated from Bozho original https://blog.bozho.net/blog/3438

Електронните документи се въвеждат у нас със Закона за електронния документ и електронния подпис през 2001. На теория това значи, че всички документи и в публичния, и в частния сектор, могат да бъдат електронни и да имат правна стойност. На практика нещата стоят доста по-различно, макар ползите да са огромни.

На първо място трябва да бъде разгледан електронния подпис. Много документи изискват подпис, за да бъдат признати за валидно волеизявление. Квалифицираният електронен подпис е единственият, който е автоматично приравнен на саморъчен, поради което и у нас той се счита за единствено приемлив. Той обаче има редица технически предизвикателства – поддръжката му в браузърите, удостоверенията на доставчиците и форматите, в които се съхранява. Дори да успеем да подпишем електронен документ, отсрещната страна често казва „не се валидира“, „не се показва“, или дори да не може да разбере кое е подписът. Това кара много организации и в частния и в публичния сектор да изискват хартиен документ, за всеки случай. Държавата е опитала да реши частично този проблем със система за електронно валидиране, но тя на практика не се използва и никой не знае за нея, макар да има нормативно задължение за използването ѝ.

На второ място е вътрешният документооборот – за него не е необходим квалифициран електронен подпис, тъй като в рамките на една организация и други данни могат да се използват за електронно подписване. В една деловодна система документът може да се води подписан без реално да се срещат всички усложнения на квалифицираните подписи. Т.е. на теория всички документи в една администрация могат да са електронни. На практика, обаче, много служители, а и главни секретари, продължават да искат да работят с хартиени документи. Отново въпреки изискването на нормативната уредба целият вътрешен обмен на документи да бъде електронен. Сканирането на хартиени (и подписани на хартия) документи е една „кръпка“, която се използва много често – ако директорът на дирекция не иска или не може да работи електронно, секретарката му разпечатва документите за подпис и след това ги сканира. Когато граждани подават документи на гише, се случва същото. Проблемът с това е, че съдържанието на документа става недостъпно – не може да се търси, не може да се копира. За да се стигне до истински електронен обмен на документи, разпечатването и сканирането трябва да са на практика забранени, с изключение на гражданите, подаващи документи на гише.

Що се отнася до гражданите, стигаме до третия проблем – приемането и връчването на електронни документи. Приемането и връчването може да става по имейл или през специална система – за е-услуги или за електронно връчване. Последната съществува и се развива в последните години в администрацията като универсално средство за обменяне на документи между държава и граждани. Връчването на електронни документи има и друга важна функция – да определи еднозначно от кой момент започват да текат сроковете (за обжалване, за коригиране и др.) и би трябвало системи за е-връчване да се налагат все повече и в публиичния, и в частния сектор, тъй като пестят време, пари и главоболия – куриери, обратни разписки, закъснения.

На последно място е дигитализирането на архиви – то е времеемка и скъпа задача, тъй като тоновете хартия, която е генерирана с десетилетия, трябва да бъде обърната не просто в снимка, а в текст, чрез автоматично разпознаване на символи. Тази задача, за съжаление, е избягвана от много институции. Имотният регистър, например, не е дигитализиран все още и това създава редица проблеми.

За да не става все по-скъпа задачата с дигитализиране на архиви е необходимо много скоро администрацията да премине изцяло към електронни документи – и вътрешно, и в общуването с граждани. Електронните документи не са просто удобство – на база на тях могат да се извличат данни, да се правят анализи и в крайна сметка – политики. А съхранението им, ако към него се подходи сериозно, е по-сигурно от това на хартиени документи и манипулации и „изчезвания“ стават много по-малко вероятни. А колкото повече документи се приемат по електронен път, толкова по-малко човекочасове ще губят гражданите и бизнесът в мъкнене на папки по опашки.

(статията е написана за сп. Мениджър и публикувана първоначално там)